Outsourcing IT – kiedy warto przekazać obsługę informatyczną zewnętrznej firmie?

Komputery, poczta elektroniczna, sieć, programy, serwery, kopie zapasowe, aktualizacje i bezpieczeństwo – współczesna firma jest mocno uzależniona od sprawnie działającej infrastruktury IT.

Dopóki wszystko działa, problemy informatyczne często pozostają niezauważone. Sytuacja zmienia się jednak wtedy, gdy przestaje działać poczta, komputer pracownika nie łączy się z siecią, firma traci dostęp do ważnych danych albo strona internetowa nagle przestaje działać.

Wtedy pojawia się pytanie:

Czy firma potrzebuje własnego informatyka, czy lepszym rozwiązaniem będzie zewnętrzna obsługa IT?

W wielu przypadkach outsourcing IT może być wygodnym sposobem na zapewnienie firmie stałego wsparcia bez konieczności tworzenia własnego działu informatycznego.

Czym właściwie jest outsourcing IT?

Outsourcing IT oznacza powierzenie części lub całości zadań informatycznych zewnętrznej firmie.

Zakres współpracy może być bardzo różny.

Firma zewnętrzna może zajmować się między innymi:

• komputerami i urządzeniami pracowników,
• siecią firmową,
• serwerami,
• pocztą elektroniczną,
• kopiami zapasowymi,
• aktualizacjami,
• bezpieczeństwem,
• oprogramowaniem,
• stroną internetową,
• hostingiem,
• pomocą techniczną dla pracowników.

Nie każda firma potrzebuje pełnej obsługi. Czasami wystarczy pomoc w konkretnych obszarach.

Outsourcing IT można więc dopasować do rzeczywistych potrzeb firmy.

Czy mała firma potrzebuje informatyka na etacie?

Niekoniecznie.

W małej firmie może się zdarzyć, że problemy informatyczne pojawiają się tylko od czasu do czasu. Zatrudnienie osoby wyłącznie do obsługi IT może wtedy oznaczać koszt niewspółmierny do rzeczywistych potrzeb.

Z drugiej strony pozostawienie wszystkich spraw informatycznych pracownikom może również nie być dobrym rozwiązaniem.

Pracownik, który „trochę zna się na komputerach”, może pomóc w prostych sytuacjach, ale niekoniecznie będzie wiedział, jak prawidłowo skonfigurować kopie zapasowe, zabezpieczyć sieć czy zareagować na poważniejszą awarię.

Zewnętrzna firma IT pozwala korzystać ze specjalistycznej wiedzy wtedy, kiedy jest ona rzeczywiście potrzebna.

10 sygnałów, że warto pomyśleć o outsourcingu IT

Nie każda firma potrzebuje stałej obsługi informatycznej, ale są sytuacje, które mogą wskazywać, że warto rozważyć takie rozwiązanie.

1. Problemy informatyczne rozwiązują przypadkowe osoby

„Zapytaj Kasi, ona się zna na komputerach.”

To rozwiązanie może działać przez pewien czas, ale trudno na nim budować stabilne zaplecze IT.

Jeżeli za problemy informatyczne odpowiada osoba, która formalnie zajmuje się czymś zupełnie innym, warto zastanowić się nad uporządkowaniem tej kwestii.

2. Pracownicy tracą czas na problemy techniczne

Nie działa drukarka. Nie można zalogować się do poczty. Program przestał działać. Internet jest wolny.

Każdy taki problem oznacza czas, który pracownik zamiast poświęcić na swoje zadania, przeznacza na szukanie rozwiązania.

Pojedynczy przypadek może nie mieć dużego znaczenia.

Jeżeli jednak podobne sytuacje powtarzają się regularnie, koszty mogą być znacznie większe, niż się wydaje.

3. Nie wiadomo, czy firma ma aktualne kopie zapasowe

Kopia zapasowa jest jednym z podstawowych elementów bezpieczeństwa danych.

Problem pojawia się wtedy, gdy nikt dokładnie nie wie:

• czy kopie są wykonywane,
• jak często,
• gdzie są przechowywane,
• jak długo są dostępne,
• czy można je rzeczywiście odtworzyć.

Samo wykonywanie kopii zapasowych nie wystarczy. Warto również okresowo sprawdzać, czy proces przywracania działa prawidłowo.

4. Aktualizacje są wykonywane „kiedyś”

Systemy operacyjne, programy, urządzenia sieciowe czy aplikacje wymagają aktualizacji.

Odkładanie ich przez wiele miesięcy zwiększa ryzyko problemów z bezpieczeństwem i kompatybilnością.

Zewnętrzna obsługa IT może pomóc uporządkować proces aktualizacji i kontrolować, czy najważniejsze systemy są na bieżąco.

5. Firma nie ma jasno określonych zasad bezpieczeństwa

Kto ma dostęp do danych?

Kto posiada hasła administratora?

Czy pracownicy korzystają z silnych haseł?

Co dzieje się po odejściu pracownika?

Czy konta byłych pracowników są wyłączane?

Czy dane są odpowiednio zabezpieczone?

Jeżeli odpowiedzi na te pytania nie są oczywiste, warto uporządkować kwestie bezpieczeństwa.

6. Awaria oznacza zatrzymanie pracy firmy

Jeżeli awaria jednego komputera, serwera lub połączenia internetowego powoduje przestój całej firmy, warto zastanowić się nad przygotowaniem odpowiednich procedur.

Dobrze zaplanowane IT powinno nie tylko działać w normalnych warunkach, ale również umożliwiać możliwie szybki powrót do pracy po awarii.

7. Firma zaczyna się rozwijać

Rozwój firmy często oznacza również rozwój infrastruktury IT.

Więcej pracowników to więcej komputerów, kont, dostępów i urządzeń.

Pojawiają się nowe programy, systemy, lokalizacje i potrzeby.

To dobry moment, aby zamiast reagować na problemy na bieżąco, uporządkować sposób zarządzania IT.

8. Firma korzysta z wielu różnych usług

Hosting, poczta, domena, serwer, system księgowy, program do obsługi klientów, kopie zapasowe, sieć Wi-Fi…

Im więcej usług, tym łatwiej stracić nad nimi kontrolę.

Warto wiedzieć, co firma posiada, gdzie znajduje się dana usługa i kto odpowiada za jej obsługę.

9. Nie ma osoby, która zna całą infrastrukturę

To szczególnie problematyczne w sytuacji, gdy jedna osoba przez lata zajmowała się wszystkimi sprawami technicznymi.

Jeżeli nagle jej zabraknie, firma może mieć problem z dostępem do informacji, haseł czy konfiguracji.

Dokumentacja i uporządkowane zarządzanie IT zmniejszają takie ryzyko.

10. Właściciel firmy coraz częściej zajmuje się informatyką zamiast biznesem

To chyba jeden z najbardziej praktycznych sygnałów.

Jeżeli właściciel firmy zamiast zajmować się klientami, sprzedażą czy rozwojem firmy spędza czas na rozwiązywaniu problemów z komputerami, pocztą czy serwerem, warto zastanowić się, czy naprawdę powinien robić to sam.

Co może obejmować outsourcing IT?

Zakres współpracy można ustalić indywidualnie.

Obsługa komputerów

Konfiguracja komputerów, instalacja oprogramowania, aktualizacje i pomoc w przypadku problemów technicznych.

Sieć i urządzenia

Konfiguracja routerów, przełączników, punktów dostępowych czy innych urządzeń sieciowych.

Poczta elektroniczna

Konfiguracja skrzynek, kont użytkowników oraz pomoc w przypadku problemów z pocztą.

Kopie zapasowe

Planowanie i kontrolowanie wykonywania kopii zapasowych oraz pomoc w ich odtwarzaniu.

Bezpieczeństwo

Kontrola dostępów, aktualizacji, haseł i podstawowych zabezpieczeń infrastruktury.

Serwery i hosting

Administracja serwerami oraz wsparcie w zakresie usług hostingowych.

Strony internetowe

W zależności od zakresu współpracy firma IT może również zajmować się aktualizacjami, bezpieczeństwem i bieżącą opieką nad stroną internetową.

Outsourcing IT a informatyk na etacie

Oba rozwiązania mogą mieć swoje zastosowanie.

Własny pracownik IT może być dobrym rozwiązaniem dla większej organizacji, która ma rozbudowaną infrastrukturę i potrzebuje stałej obecności specjalisty.

Zewnętrzna firma IT może być natomiast wygodnym rozwiązaniem dla firmy, która potrzebuje specjalistycznego wsparcia, ale nie ma potrzeby tworzenia pełnego działu IT.

Warto więc nie patrzeć na outsourcing jako rozwiązanie przeznaczone wyłącznie dla małych firm.

Ostatecznie liczy się zakres potrzeb, liczba użytkowników, rodzaj infrastruktury i sposób organizacji pracy.

Czy outsourcing IT oznacza utratę kontroli?

Nie.

Dobrze zorganizowana współpraca powinna wręcz zwiększać przejrzystość.

Firma powinna wiedzieć:

• jakie usługi posiada,
• kto ma do nich dostęp,
• gdzie znajdują się dane,
• kto odpowiada za poszczególne elementy,
• jakie są procedury w przypadku awarii,
• gdzie znajdują się kopie zapasowe.

Warto również zadbać o odpowiednią dokumentację i jasno określić zakres odpowiedzialności firmy zewnętrznej.

Ile kosztuje outsourcing IT?

Nie ma jednej ceny odpowiedniej dla każdej firmy.

Koszt zależy między innymi od:

• liczby pracowników,
• liczby urządzeń,
• rodzaju infrastruktury,
• liczby obsługiwanych usług,
• zakresu wsparcia,
• czasu reakcji,
• potrzeby dojazdów,
• sposobu rozliczania.

Współpraca może być rozliczana abonamentowo, godzinowo, za konkretne zadania lub w modelu mieszanym.

Dlatego przed porównaniem ofert warto przede wszystkim dokładnie określić, co ma obejmować obsługa IT.

Sama cena bez informacji o zakresie usług niewiele mówi.

Jak wybrać firmę do obsługi IT?

Przed rozpoczęciem współpracy warto zadać kilka podstawowych pytań.

Co dokładnie obejmuje oferta?

Czy firma zajmuje się tylko awariami, czy również profilaktyką, bezpieczeństwem i aktualizacjami?

Jak wygląda kontakt w przypadku problemu?

Czy pomoc odbywa się zdalnie, telefonicznie czy również na miejscu?

Jaki jest czas reakcji?

W przypadku awarii istotne jest nie tylko to, czy ktoś pomoże, ale również jak szybko rozpocznie się obsługa problemu.

Czy firma dokumentuje swoją pracę?

Dobra dokumentacja może mieć ogromne znaczenie przy późniejszych zmianach lub rozbudowie infrastruktury.

Czy zakres współpracy można zmieniać?

Potrzeby firmy mogą się zmieniać, dlatego dobrze, jeżeli zakres obsługi można dostosować do sytuacji.

Outsourcing IT nie musi oznaczać oddania wszystkiego

Warto pamiętać, że outsourcing nie musi oznaczać przekazania całego IT zewnętrznej firmie.

Można zdecydować się tylko na wybrane obszary.

Przykładowo firma może samodzielnie zarządzać codzienną pracą, a zewnętrznej firmie powierzyć:

• serwery,
• kopie zapasowe,
• bezpieczeństwo,
• hosting,
• sieć,
• administrację systemami.

Możliwe jest również połączenie własnego pracownika IT ze wsparciem zewnętrznego specjalisty.

Model współpracy powinien wynikać z rzeczywistych potrzeb firmy, a nie z gotowego schematu.

Podsumowanie

Outsourcing IT może być sposobem na uporządkowanie informatycznej strony działalności firmy bez konieczności tworzenia rozbudowanego działu IT.

Jego największą zaletą może być dostęp do specjalistycznej wiedzy wtedy, gdy firma jej potrzebuje – zarówno w przypadku awarii, jak i przy planowaniu rozwoju czy poprawie bezpieczeństwa.

Nie każda firma potrzebuje jednak takiego samego zakresu obsługi.

Dlatego przed podjęciem decyzji warto odpowiedzieć sobie na kilka pytań:

Ile czasu firma traci na problemy techniczne? Czy dane są odpowiednio zabezpieczone? Czy ktoś kontroluje aktualizacje i kopie zapasowe? Co stanie się w przypadku poważnej awarii?

Jeżeli odpowiedzi nie są jasne, być może warto uporządkować sposób zarządzania IT.

Dobrze działające IT często jest najmniej widoczne wtedy, gdy wszystko działa tak, jak powinno.

FAQ – najczęściej zadawane pytania

Czym jest outsourcing IT?

To powierzenie części lub całości zadań informatycznych zewnętrznej firmie specjalizującej się w obsłudze IT.

Czy outsourcing IT jest tylko dla dużych firm?

Nie. Zakres usług można dopasować do potrzeb firmy, dlatego zewnętrzne wsparcie może być wykorzystywane również przez małe przedsiębiorstwa.

Czy outsourcing IT zastępuje informatyka na etacie?

Nie zawsze. W zależności od potrzeb firmy zewnętrzna obsługa może całkowicie zastąpić wewnętrzny dział IT albo stanowić jego uzupełnienie.

Czy firma zewnętrzna może zajmować się tylko wybranymi usługami?

Tak. Można powierzyć jej na przykład tylko obsługę serwera, kopie zapasowe, bezpieczeństwo lub hosting.

Czy outsourcing IT jest bezpieczny?

Bezpieczeństwo zależy między innymi od sposobu organizacji współpracy, kontroli dostępów, stosowanych zabezpieczeń i procedur. Przed rozpoczęciem współpracy warto dokładnie określić zakres dostępu oraz odpowiedzialności.

Ile kosztuje outsourcing IT?

Cena zależy od zakresu usług, liczby użytkowników i urządzeń, infrastruktury oraz sposobu rozliczenia. Dlatego oferty warto porównywać przede wszystkim pod kątem zakresu usług, a nie wyłącznie ceny.

Czy firma IT może pomagać zdalnie?

Tak. Wiele problemów można rozwiązać zdalnie, choć w niektórych przypadkach potrzebna jest również wizyta specjalisty na miejscu.

Czy można rozpocząć outsourcing IT tylko od jednego obszaru?

Tak. Współpracę można rozpocząć na przykład od kopii zapasowych, bezpieczeństwa, serwerów lub obsługi komputerów, a następnie rozszerzać ją w zależności od potrzeb.